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Comment planifier son agenda pour améliorer sa productivité ?

Quand on est entrepreneur, la productivité est l’un de nos principaux soucis. Il faut maximiser nos efforts et le temps consacré à chaque tâche, pour ne pas laisser notre vie être seulement gérée par notre business. Si vous travaillez tous les jours, y compris le week-end, que vous manquez de temps pour vos loisirs et pour vos proches, et qu’en prime, vous n’obtenez pas les résultats escomptés pour votre entreprise, tous les drapeaux sont au rouge… La solution ? Vous organiser en planifiant votre agenda pour améliorer votre productivité. Voici la marche à suivre.

Dans ma vie d’entrepreneur, j’ai réalisé une chose qui a complètement bouleversé ma vision de la vie. Alors que c’est en fait une chose toute simple. Nous avons tous le même capital temps. Nos journées font 24 heures, nos semaines sont composées de sept jours, etc. Alors qu’est-ce qui vous différencie des grands entrepreneurs à qui tout réussi ? Qu’est-ce qui me différenciait d’eux il y a quelques années ? Réponse : la gestion du temps !

Atteindre ses objectifs en travaillant moins

Une bonne organisation peut faire des miracles sur un business. Il s’agit d’atteindre vos objectifs sans passer plus d’heures à travailler. En fait, vous pouvez même travailler moins. L’enjeu est d’augmenter votre productivité. Pour cela, il y a beaucoup de choses que vous pouvez mettre en place. Croyez-moi, des méthodes de productivité, j’en ai testé des dizaines. Une seule a véritablement fonctionné pour moi sur la durée. Et elle a aussi marché pour toutes les personnes à qui j’en ai parlé. Il s’agit de planifier votre agenda. Je sais, ça peut paraître tout bête. Mais, vous verrez, c’est plus complexe qu’il n’y paraît. Et surtout bien plus efficace que vous pourriez le penser pour augmenter votre productivité.

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Se fixer des objectifs

Avant de vous mettre à remplir votre agenda, vous devez vous fixer des objectifs. Comment bien gérer son temps, rester productif et motivé si on ne sait pas vraiment où on va ? Il vous faut une vision concrète accompagnée d’objectifs pour la rendre réelle. Fixez-vous des objectifs à différentes échelles. Pour l’année, pour le trimestre, pour le mois, pour la semaine, pour la journée.
Vos objectifs sur le long-terme doivent toujours être très clairs et susciter une image en vous, des sensations qui vont vous motiver. Par exemple, si votre objectif pour l’année est de réaliser 100 000€ de CA, vous aurez à chaque fois que vous verrez cet objectif s’approcher, une image de vous triomphant, avec un niveau de vie à la hauteur de vos ambitions.

Vos objectifs à court-terme doivent eux, être connectés à vos objectifs à long-terme. Si votre objectif du mois est de convertir 1 000 prospects en clients, vous savez que ça contribuera à vous faire atteindre votre objectif de CA. Idem si votre objectif de la semaine est de mettre en place votre nouvelle stratégie de communication sur les réseaux sociaux.

Aussi, veillez toujours à ce que vos objectifs soient réalistes pour éviter la déception. Si vous vous rendez compte que vous ne pourrez pas l’atteindre, révisez-le pour ne pas baisser les bras sous prétexte que vous aviez placé la barre trop haut.

Définir ses priorités

Quand on est entrepreneur, les journées sont rythmées par des dizaines de tâches. Je suis sûr qu’il vous est déjà arrivé de terminer une journée en ayant l’impression d’avoir tout donné, alors qu’en réalité, vous aviez accompli plein de micro-tâches qui ne vous ont pas vraiment aidé à avancer.

Pour ne pas se laisser submerger, il faut définir des priorités. Demandez-vous quelles tâches vont le plus vous aider à atteindre vos objectifs. Une fois que vous le savez, calez-les en début de journée. S’il vous reste du temps, vous pourrez passer aux moins importantes. Sinon, tant pis !

Pour vous aider, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower :

  • Si la tâche est importante et urgente, faites-là tout de suite.
  • Si elle est importante mais pas urgente, planifiez-là.
  • Si elle est urgente mais pas importante, déléguez-là, ou réservez-la pour la fin de journée.
  • Si elle est importante mais pas urgente, mettez-là en attente.

À chaque tâche une limite de temps

Vous est-il déjà arrivé de passer une journée sur une tâche et de vous rendre compte qu’elle aurait pu être bouclée en quelques heures ? Si vous êtes ici, c’est probablement le cas. Pas de panique, ça m’est arrivé aussi. Jusqu’à ce que je me rende compte qu’il fallait limiter chaque tâche dans le temps.

Avant de planifier, demandez-vous combien de temps chaque tâche va vous prendre, ou combien de temps vous voulez lui accorder. S’il s’agit d’un gros projet, vous pouvez le découper en plusieurs blocs de temps. C’est même recommandé pour rester concentré. Soyez réaliste au moment de fixer les limites de temps. L’objectif n’est pas de vous challenger à tout prix à faire les choses deux fois plus vite qu’auparavant. Mais simplement de ne pas vous laisser déborder par vos différentes tâches. Encore une fois, les tâches qui sont les plus importantes et vous prendront le plus de temps, doivent être placées en début de journée. Ainsi, vous êtes sûr de les réaliser et de passer une journée productive.

Planifier, c’est la clé !

Une fois que vous aurez priorisé vos tâches et que vous saurez combien de temps y consacrer, vous pourrez planifier votre semaine et vos journées sur votre agenda. Ainsi, vous saurez exactement quoi faire à quel moment. Cette simple chose va déjà booster votre productivité ! Pour chaque jour, notez ce que vous devez accomplir, combien de temps ça va vous prendre et l’ordre dans lequel vous devez vous en occuper.

Exit les distractions

Pour booster encore plus votre productivité, je vous recommande de planifier également deux choses : le moment de consulter et gérer vos emails, et celui de consulter les réseaux sociaux. Si vous traitez vos mails dès qu’ils arrivent et que vous ouvrez vos réseaux sociaux à chaque notification, vous ne bouclerez jamais une tâche dans le temps prévu, et votre concentration sera sans arrêt mise à l’épreuve.

Planifier aussi ce qui ne concerne pas le travail

Si vous regardez votre agenda et que vous n’y voyez que le travail, ça peut parfois être un peu déprimant. Alors n’hésitez pas à y noter quelques événements que vous attendez avec impatience pour vous motiver. Par exemple un voyage ou une escapade le temps d’un week-end, un restaurant que vous voulez tester, la crémaillère d’un(e) ami(e). Ou même des choses plus récurrentes, comme un sport que vous pratiquez, un loisir que vous vous accordez.

Faire un bilan de chaque semaine

Avec cette méthode pour planifier votre agenda, votre productivité ne va pas être boostée en une semaine. Vous remarquerez certes une amélioration dès la première semaine mais vous sentirez certainement que vous pouvez faire mieux. C’est pour ça que je vous conseille de prendre le temps de faire un bilan chaque semaine. Avez-vous consacré plus de temps que prévu à une tâche ? Qu’est-ce qui vous a permis d’avancer sur vos objectifs ? Y a-t-il des choses qui vous ont distrait ? Vous rendre compte de cela, vous permettra d’être plus productif à l’avenir, de vous améliorer sans cesse pour améliorer votre business et votre qualité de vie.